При проведении аудита кассовых операций мы часто сталкиваемся с тем, что бухгалтеры не уделяют должного внимания ведению кассы. Необходимо помнить, что в Кодексе Российской Федерации «Об административных правонарушениях» (КОАП) от 30.12.01г. N195-ФЗ предусмотрена ответственность:

Статья 15.1. Нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций.

Нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, выразившееся в осуществлении расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров, неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности, несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств, а равно в накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов, - влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от сорока до пятидесяти минимальных размеров оплаты труда; на юридических лиц - от четырехсот до пятисот минимальных размеров оплаты труда.

Статья 14.5. Продажа товаров, выполнение работ либо оказание услуг при отсутствии установленной информации либо без применения контрольно-кассовых машин.

Продажа товаров, выполнение работ либо оказание услуг в организациях торговли либо в иных организациях, осуществляющих реализацию товаров, выполняющих работы либо оказывающих услуги, а равно гражданами, зарегистрированными в качестве индивидуальных предпринимателей, при отсутствии установленной информации об изготовителе или о продавце либо без применения в установленных законом случаях контрольно-кассовых машин - влечет наложение административного штрафа на граждан в размере от пятнадцати до двадцати минимальных размеров оплаты труда; на должностных лиц - от тридцати до сорока минимальных размеров оплаты труда; на юридических лиц - от трехсот до четырехсот минимальных размеров оплаты труда.

Приводим наиболее часто встречающиеся нарушения по ведению кассовых операций.

Касса для выдачи средств не оборудована надлежащим образом.
Пункт 29 «Порядка ведения кассовых операций в Российской федерации» (утвержденным Решением Совета Директоров Центрального Банка России 22.09.1993 г. N 40) в соответствии с пунктом 3 руководители предприятий обязаны оборудовать кассу (изолированное помещение, предназначенное для приема, выдачи и временного хранения наличных денег) и обеспечить сохранность денег в помещении кассы, а также при доставке их из учреждения банка и сдаче в банк. В тех случаях, когда по вине руководителей предприятий не были созданы необходимые условия, обеспечивающие сохранность денежных средств при их хранении и транспортировке, они несут в установленном законодательством порядке ответственность.

Рекомендации по обеспечению сохранности денежных средств при их хранении и транспортировке приведены в Приложении N 2.

Помещение кассы должно быть изолировано, а двери в кассу во время совершения операций - заперты с внутренней стороны. Доступ в помещение кассы лицам, не имеющим отношения к ее работе, воспрещается.

Единые требования по технической укрепленности и оборудованию сигнализацией помещений касс предприятий приведены в Приложении N 3.

Кассы предприятий могут быть застрахованы в соответствии с действующим законодательством.

 Обращая внимание на Постановление ФАС Дальневосточного округа от 10 июня 2005 г. по делу N Ф03-А51/05-2/1420 говорится, что порядок хранения свободных денежных средств включает в себя оборудование помещения кассы (Штраф был наложен на предприятие). Поэтому арбитры признали штраф в сумме 40 000 руб. (ст. 15.1 КоАП РФ) правомерным.

Некоторые фирмы пытаются убедить судей в том, что ответственность за подобное нарушение несет именно руководитель фирмы. Об этом четко сказано в пункте 29 «Порядка ведения кассовых операций в Российской федерации» (утвержденным Решением Совета Директоров Центрального Банка России 22.09.1993 г. N 40). Да и штраф для должностных лиц в 10 раз меньше, чем для предприятия. Однако арбитры Волго-Вятского округа признали подобный довод несостоятельным.

Кассовые операции оформляются не по унифицированным формам, либо применяются устаревшие формы, утвержденные Госкомстатом Российской Федерации.
Согласно Федеральному закону «О бухгалтерском учете» N129-ФЗ от 21.11.1996г. (ред. от 30.06.2003г.) первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

Кроме того, согласно пункту 12 «Порядка ведения кассовых операций в Российской федерации», (утвержденным Решением Совета Директоров Центрального Банка России 22.09.1993 г. N 40)  кассовые операции оформляются типовыми межведомственными формами первичной учетной документации для предприятий и организаций, которые утверждаются Госкомстатом Российской Федерации по согласованию с Центральным банком Российской Федерации и Министерством финансов Российской Федерации».

Исправления в кассовых документах.
В соответствии:

с пунктом 19. «Порядка ведения кассовых операций в Российской федерации», (утвержденным Решением Совета Директоров Центрального Банка России 22.09.1993 г. N 40) приходные кассовые ордера и квитанции к ним, а также расходные кассовые ордера и заменяющие их документы должны быть заполнены бухгалтерией четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или выписаны на машине (пишущей, вычислительной). Подчистки, помарки или исправления в этих документах не допускаются.
с пунктом 4.4. «Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете» (утвержденным Министерством финансов СССР 29.07.1983г. N105 в приходных и кассовых ордерах исправления не допускаются.
со статьей 9 пункта 5 Федерального закона «О бухгалтерском учете» N129-ФЗ от 21.11.1996г. (ред. от 30.06.2003г.) внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается…
Прилагаемые к расходным и приходным кассовым ордерам документы не погашаются  штампом  «оплачено».
Согласно пункту 20 «Порядка ведения кассовых операций в Российской федерации», (утвержденным Решением Совета Директоров Центрального Банка России 22.09.1993 г. N 40), приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы немедленно после получения или выдачи по ним денег подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью "Оплачено" с указанием даты (числа, месяца, года).

Не составляется реестр депонированных сумм, депонированная сумма не сдается в банк.
В соответствии с пунктом 18 «Порядка ведения кассовых операций в Российской федерации», (утвержденным Решением Совета Директоров Центрального Банка России 22.09.1993 г. N 40) 18. По истечении установленных пунктом 9 сроков оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий кассир должен:

…б) составить реестр депонированных сумм…

Депонированные суммы сдаются в банк, и на сданные суммы составляется один общий расходный кассовый ордер.

Кассир или временно заменяющий его другой работник не ознакомлен с Порядком ведения кассовых операций.
Согласно пункту 32 «Порядка ведения кассовых операций в Российской федерации», (утвержденным Решением Совета Директоров Центрального Банка России 22.09.1993 г. N 40) «после издания приказа (решения, постановления) о назначении кассира на работу руководитель предприятия обязан под расписку ознакомить его с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации…»

Отсутствует приказ руководителя и договор с работником о пол­ной материальной ответст­венности в случае временной замены кассира. Не составлен акт о результатах пересчета ценностей.
Пунктом 35 «Порядка ведения кассовых операций в Российской федерации», (утвержденным Решением Совета Директоров Центрального Банка России 22.09.1993 г. N 40) установлено, что на предприятиях, имеющих одного кассира, в случае необходимости временной его замены, исполнение обязанностей кассира возлагается на другого работника по письменному приказу руководителя предприятия (решению, постановлению). С этим работником заключается договор, предусмотренный пунктом 32.

В случае внезапного оставления кассиром работы (болезнь и др.) находящиеся у него под отчетом ценности немедленно пересчитываются другим кассиром, которому они передаются, в присутствии руководителя и главного бухгалтера предприятия или в присутствии комиссии из лиц, назначенных руководителем предприятия. О результатах пересчета и передачи ценностей составляется акт за подписями указанных лиц.

Обязанности кассира выполняются главным бухгалтером. (На предприятиях, не попадающих под статью 3 Федерального закона «О государственной поддержке малого предпринимательства в Российской Федерации» №88-ФЗ от 14.06.1995 (ред. от 02.02.2006г.)) 
В соответствии п. 36 «Порядка ведения кассовых операций в Российской федерации» (утвержденным Решением Совета Директоров Центрального Банка России 22.09.1993 г. N 40) на малых предприятиях, не имеющих в штате кассира, обязанности последнего могут выполняться главным бухгалтером или другим работником по письменному распоряжению руководителя предприятия при условии заключения с ним договора, предусмотренного пунктом 32. 

В расходных кассовых ордерах или платежных ведомостях полученную сумму прописью указывает кассир, либо сумма выполняется машинописно, либо в расходных кассовых ордерах отсутствует расписка в получении денег.
Пункт 15. «Порядка ведения кассовых операций в Российской федерации» (утвержденным Решением Совета Директоров Центрального Банка России 22.09.1993 г. N 40) …Расписка в получении денег может быть сделана получателем только собственноручно чернилами или шариковой ручкой с указанием полученной суммы: рублей - прописью, копеек - цифрами.