Порядок ведения кассовых операций регламентируется следующими документами:

Федеральный закон от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт" (далее - Закон N 54-ФЗ);
Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденный Решением Совета директоров Банка России от 22.09.1993 N 40;
Положение о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации, утвержденное Советом директоров Банка России от 05.01.1998 N 14-П (далее - Положение о наличном денежном обращении);
Типовые правила эксплуатации ККМ при осуществлении денежных расчетов с населением, утвержденные Письмом Минфина России от 30.08.1993 N 104.
Расчеты наличными деньгами между предприятиями могут осуществляться в пределах лимитов, установленных законодательством Российской Федерации. При этом каждое предприятие должно иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме.
В случае транспортировки денежных средств и ценностей, получаемых или сдаваемых в учреждения банков, а также иной необходимости руководитель предприятия должен предоставить кассиру транспортное средство и охрану. При этом кассиру, сопровождающим его лицам и водителю транспортного средства запрещается:
разглашать маршрут движения и размер суммы доставляемых денежных средств и ценностей;
допускать в салон транспортного средства лиц, не назначенных руководителем предприятия для их доставки;
следовать пешком, попутным или общественным транспортом;
посещать магазины, рынки и другие подобные места;
выполнять какие-либо поручения и любым иным образом отвлекаться от доставления денег и ценностей по назначению.
С кассиром предприятия и лицом, его замещающим, обязательно должен быть заключен договор о полной материальной ответственности.

Ведение кассовой книги

Записи в кассовой книге ведутся в 2 экземплярах через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными и служат отчетом кассира, первые - остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами.
Неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются, вносимые коррективы заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера предприятия или лица, его заменяющего.
Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.
На предприятиях при условии обеспечения полной сохранности кассовых документов кассовая книга может вестись автоматизированным способом, при котором ее листы формируются в виде машинограммы "Вкладной лист кассовой книги". Одновременно с ней формируется машинограмма "Отчет кассира". Обе машинограммы должны составляться к началу следующего рабочего дня, иметь одинаковое содержание и включать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги.
Нумерация листов кассовой книги в машинограммах осуществляется автоматически в порядке возрастания с начала года. В машинограмме "Вкладной лист кассовой книги" последним за каждый месяц должно автоматически печататься общее количество листов кассовой книги за каждый месяц. В последней за календарный год машинограмме указывается общее количество листов кассовой книги за год.
Кассир после получения машинограмм "Вкладной лист кассовой книги" и "Отчет кассира" обязан проверить правильность составления указанных документов, подписать их и передать отчет вместе с приходными и расходными кассовыми документами в бухгалтерию под расписку во вкладном листе кассовой книги.
В целях обеспечения сохранности и удобства использования машинограммы "Вкладной лист кассовой книги" в течение года хранятся кассиром отдельно за каждый месяц. По окончании календарного года (или по мере необходимости) они брошюруются в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия, книга опечатывается.
Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера предприятия.

Наличные деньги

Прием наличных денег предприятиями при осуществлении расчетов с населением производится с обязательным применением ККТ.
Предприятия могут иметь в своих кассах наличные в пределах лимитов, установленных банками по согласованию с руководителями предприятий, а всю денежную наличность сверх установленных лимитов обязаны сдавать в банк. При необходимости лимиты остатков касс пересматриваются.
Предприятия не имеют права накапливать в своих кассах наличные деньги сверх установленных лимитов для осуществления предстоящих расходов, в том числе на оплату труда. В отдаленных местностях, где нет банков, допускается выдача денег из выручки одних предприятий на нужды других. Порядок такой выдачи регулируется договором между предприятиями по согласованию с банками, обслуживающими эти предприятия.
Предприятия вправе хранить в своих кассах наличные деньги сверх установленных лимитов только для оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий не свыше 3 рабочих дней (для предприятий, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, - до 5 дней), включая день получения денег в банке.
Кассовые операции оформляются типовыми формами первичной учетной документации для предприятий и организаций, утвержденными Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88.

Ревизия кассы

Пунктом 37 Порядка ведения кассовых операций установлена обязательность проведения ревизии кассы предприятия в сроки, установленные руководителем предприятия, а также при смене кассиров. Ревизия проводится с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными учета по кассовой книге. Для проведения ревизии кассы приказом руководителя предприятия назначается комиссия, которая составляет акт. При обнаружении ревизией недостачи или излишка ценностей в кассе в акте указываются их сумма и обстоятельства возникновения. Форма акта ревизии наличия денежных средств в кассе установлена Постановлением Госкомстата N 88. При автоматизированном ведении кассовой книги проверяется правильность работы программных средств обработки кассовых документов.

Поступление денег в кассу

Согласно п. 13 Порядка ведения кассовых операций наличные денежные средства принимаются в кассу по приходным кассовым ордерам (унифицированная форма кассового ордера N КО-1). Ордера должны быть подписаны главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным распоряжением руководителя предприятия. Приходный кассовый ордер выписывается бухгалтером организации, регистрируется в книге регистрации приходных и расходных документов (форма N КО-3) и передается кассиру. Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, а также расходные кассовые ордера и заменяющие их документы должны быть заполнены бухгалтерией четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или выписаны на машинке (пишущей, вычислительной). Подчистки, помарки или исправления в этих документах не допускаются.
Приняв деньги в кассу, кассир выдает лицу, от которого принимаются деньги, квитанцию к приходному кассовому ордеру за подписями главного бухгалтера организации и кассира, заверенную печатью (штампом) кассира или оттиском кассового аппарата.
Прием и выдача денег по кассовым ордерам может производиться только в день их составления.
Деньги в кассу организации могут поступать из различных источников. Это могут быть средства, полученные из банка по чеку на выплату заработной платы и хозяйственные нужды, поступления от сотрудников организации в погашение задолженности перед организацией по выданным подотчетным средствам или предоставленным займам, выручка от реализации товаров (работ или услуг). В зависимости от источника поступления денег оформление операций производится по-разному. Общим для них является одно - на все поступившие в кассу деньги выписываются приходные кассовые ордера.
В кассу организации также могут быть внесены денежные средства в следующих ситуациях.
В случае неполного использования сумм, полученных под отчет, подотчетные лица сдают неизрасходованный остаток в кассу. При этом также заполняется приходный кассовый ордер с выдачей квитанции подотчетному лицу. В бухгалтерском учете такая операция отражается записью:
Д-т 50, К-т 71 - получены денежные средства от подотчетного лица.
При возврате сотрудником в кассу организации полученного ранее займа или возмещение нанесенного организации ущерба производится запись:
Д-т 50, К-т 73 - возврат займа сотрудником.
Организация может получить заем от другой организации:
Д-т 50, К-т 66 (67) - получены денежные средства по договору займа.
Сторонняя организация, взявшая денежные средства по договору займа, может вернуть их в кассу организации:
Д-т 50, К-т 58 - возвращены средства по договору займа.
Общим для всех перечисленных случаев является то, что при осуществлении кассовых операций не требуется использования кассового аппарата. Достаточно выписать приходный кассовый ордер. Обратите внимание, внизу квитанции приходного кассового ордера находится надпись "в том числе". Здесь следует указать сумму НДС, если она включена в платеж, в противном случае нужно сделать запись "без НДС".