× Закрыть
Перезвоните мне
asc@kassainfo.com
г.Москва, проспект Маршала Жукова,
дом 2, этаж 1, офис 44

режим работы офиса 09:00-17:30 пн-чт,
09:00-15:00 пт
тех.поддержка ККТ на ТО 09:00-22:00 пн-вс
Регистрация | Авторизация

Войти с помощью

Как пользоваться онлайн-кассой: подробная и пошаговая инструкция

  • Сегодня 11:03:54
  • Отзывов: 0
  • Просмотров: 5663
  • 0

По законодательству, все ИП должны перейти на онлайн-кассу. Есть некоторые исключения, но их мало, потому те, кто еще не разобрался в этом способе расчета между клиентом и продавцом, должны поскорее познакомиться с ним. Из этой статьи вы узнаете, как пользоваться онлайн-кассой разных брендов, изучите нюансы, особенности, сможете увидеть процесс своими глазами.

Допуск к работе

Конечным пользователем всегда является кассир. Он пользуется аппаратом, решает, как поступить в той или иной ситуации. Чтобы получить , специалист должен:

  • выучить правила применения ККТ, разработанные Минфином РФ;
  • подписать с работодателем договор о материальной ответственности;
  • ознакомиться с моделью используемого прибора.

Здесь можно посмотреть видеообучение, как пользоваться онлайн-кассой.

Каждый работодатель имеет право составлять список запрещенных действий. Например, чаще всего нельзя

  • открывать корпус прибора;
  • чистить составляющие аппарата химическими растворителями;
  • допускать к ремонту или эксплуатации лиц без соответствующей квалификации;
  • воздействовать на головку печатающего устройства.

Прежде чем изучать, как пользоваться онлайн-кассой, нужно уточнить все существующие запреты и посмотреть специализированные акты компании.

 

 

Типовые правила использования ККТ

Имеется в виду нормативный акт Минфина РФ №104 от 30 августа 1993 года. Примечательно, что его требования не распространяются на инновационные модели. Представители Министерства финансов издали особое письмо, где указали, что при использовании кассы нужно руководствоваться Федеральным Законом №54 и принятыми к нему дополнительными нормативными актами.

Но это не отменяет необходимости изучения типовых правил. Они изложены удобно и понятно, хорошо структурированы, полноценно раскрывают перед пользователем ход всех процессов и операций. Потому в ситуациях, не регламентируемых законами, основываются только на правилах Минфина.

Руководство магазина может создать собственные требования, как кассиру пользоваться онлайн-кассой.  Тогда сотруднику нужно действовать по ним.

Принятие материальной ответственности

Такой договор можно заключить только с работником старше 18 лет. Желательно сделать это уже при подписании трудового договора, так как человек, принятый в штат персонала, имеет право отказаться становиться материально ответственным, если контракт такого не предусматривает.

Есть и другой вариант. При составлении бумаги о зачислении на работу там прописывается обязательство работника заключать соглашения по полной материальной ответственности, если это нужно для выполнения рабочих обязанностей. Отказ может стать поводом для дисциплинарного взыскания или даже увольнения.

Прежде чем изучить, как пользоваться онлайн-кассой, обязательно решите вопрос с денежной ответственностью. Это выгодно для работодателя. Если такого договора нет, любой неприятный инцидент с кассой будет означать только ограниченную, частичную компенсацию ущерба со стороны работника. Тогда допускается штраф на сумму не выше среднемесячной зарплаты.

Общие правила

Работа с ККТ начинается с принятия продавцом в служебное применение:

  • ключа для доступа к ящику с выручкой;
  • разменных купюр;
  • печатной ленты;
  • прочих приспособлений для поддержания комфортной, бесперебойной работы.

Дальше специалист запускает смену. Эта процедура отражается в списке регистрируемых онлайн-кассой. Для этого на аппарате распечатывается отчет по открытию смены. Это фискальный документ, который направляется ОВД в электронном виде. Там прописывается тип устройства и данные работника, открывшего смену.

Если были получены разменные деньги, необходимо вести их учет. Это делается вне кассовых регистров. Например, посредством специализированных учетных форм.К таковым относятся кассовая книга, ордера прихода-расхода.

Как принять деньги от покупателя

Как пользоваться онлайн-кассой для расчета:

  • открытие чека, подсчет всей суммы (учитываются скидки, акции);
  • полная стоимость озвучивается покупателю (кассир говорит, сколько рублей и копеек);
  • принимаются деньги – наличными или платежной картой;
  • выдача сдачи или осуществление транзакции через терминал;
  • закрытие чека, получение его клиентом.

Если плательщик хочет получить копию чека на электронную почту или смартфон, кассир обязан выполнить это требование. Инновационные программы, прилагающиеся к устройствам, позволяют ввести нужные данные и отправить платежный документ, куда нужно. Телефон или e-mail отправляются ОФД, обслуживающему магазин. Тот пересылает копию по указанным реквизитам.

 

Есть возможность передать кассиру контакты посредством QR-кода на экране смартфона, если установлено приложение от ФНС. Такой способ позволит быстрее и без ошибок ввести всю информацию о покупателе и сохранить конфиденциальность сведений.

Изучая, как пользоваться эквайрингом и онлайн-кассой, нужно учитывать два способа – оплата наличными либо банковской картой. Иногда это бывает одновременно – например, когда купюр не хватает, человек доплачивает карточкой. Современные программы позволяют платить двумя вариантами, формируя общий чек. При такой процедуре нужно указывать две суммы, внесенные отдельно картой и наличными.

Закон 54-ФЗ не регламентирует способы оплаты или применение пропорций, если проводится полное погашение стоимости товара. Когда он продается в кредит, закрыть чек получится только при наличии соответствующего договора между двумя сторонами.

Главные реквизиты платежного документа

Законом выделятся всего два – «Признак расчета» и «Признак способа расчетов». Первый отражается словами, имеющими разное значение:

  • Приход – получение денег от покупателя. Самая распространенная операция при взаимодействии магазина с последним.
  • Возврат прихода. Присваивается, когда продукцию приносят обратно, например, из-за низкого качества, неподходящего размера.
  • Расход – когда посетителю выдаются деньги.
  • Возврат расхода – купленные у физлица вещи возвращаются ему.

Этот реквизит обязательно присутствует на бумаге и в электронном чеке. Ответственность за выполнение данного требования не всегда возлагается на кассира. Настройкой обычно занимаются другие специалисты – программисты, сотрудники поставщика аппаратуры.

«Признак способа расчетов» обозначается цифровыми кодами от 1 до 7, где:

  • 1 – задаток за конкретный продукт, характеристики которого известны;
  • 2 – частичный аванс;
  • 3 – оплата товара с неизвестными параметрами;
  • 4 – обычный платеж, или учитывающий ранние предоплаты;
  • 5 – предоставление частичного кредита (не по всей сумме);
  • 6 – полный кредит;
  • 7 – погашение кредита.

Эту часть разрешается пропускать, по желанию торговой точки.

Как закрывать смену

Это нужно сделать не позже, чем через сутки (24 часа) после открытия. Если закрытия нет, кассовый аппарат автоматически блокируется, выдача чеков становится недоступной.

Здесь нужно сформировать специализированный фискальный документ – отчет по закрытию, перенаправляемый ОФД. Там указывается:

  • сколько чеков всего было создано на протяжении рабочего дня/смены;
  • количество платежных чеков, сформированных кассовым аппаратом без передачи ОФД;
  • какой кассир работал (Ф. И. О).

После того как отчет сформирован, выручка сдается ответственному сотруднику либо человеку, занимающемуся инкассацией. Потом все оборудование выключается.

Что делать, когда возникают проблемы в работе

Изучая, как пользоваться онлайн-кассой для ИП, стоит уделить внимание возможным ошибкам оборудования и путям их решения. Некоторые ситуации непредсказуемы и возникают независимо от продавца либо покупателя.

Отсутствие интернета на момент оплаты

Если сеть пропадает в момент, когда проводился платеж, не стоит беспокоиться. Обычно кассовые чеки, сформированные аппаратами, всегда остаются в памяти кассового накопителя. Только после сохранения данных происходит их пересылка ОФД через всемирную сеть. Если связи нет, то информация будет переслана сразу же, как только она восстановится.

Главное – снова успешно подключиться к интернету не позже, чем через 30 дней после того, как был создан чек. Иначе оборудование заблокируется. Фискальная документация, естественно, отправлена не будет. Это приведет к проблемам с ФНС, которая может инициировать проверку предприятия.

Поломки, отключения электричества

Законодательство требует прекратить продажи при отсутствии электроэнергии. Практически, онлайн-кассой пользоваться запрещено, нужно ждать, когда свет появится. Исключением являются ситуации, когда остановка приема оплат при отсутствии электричества приводит к нежелательным последствиям, например, из-за этого могут пострадать люди.

Если появляется выручка, непробитая ККТ по причине невозможности сделать это, кассир должен сразу, когда аппарат будет работоспособен, сделать чек коррекции. Этот документ учитывает сумму незарегистрированного дохода без детализации продукции. Там содержится признак «приход» или «расход». Второй – если на время нерабочего прибора деньги выдавал магазин.

Чтобы избежать проблем при проверке налоговой, понадобятся доказательства необходимости проведения платежа без оборудования. Они прилагаются к коррекционному чеку.

Неполадки

Рассмотрим, как правильно пользоваться онлайн-кассой в случае технических сбоев. Это, к примеру, обрыв ленты во время печати платежного документа. Тогда программные алгоритмы оборудования предусматривают указание касательно недействительности формируемой бумаги. Активируется рабочий режим без ленты. Дальше аппарат будет работать только после замены рулона.

Еще одна распространенная поломка – нет связи между онлайн-кассой и рабочим компьютером. Это случается по разным причинам:

  • повреждены соединительные провода;
  • отключилось питание конкретных составляющих;
  • произошли сбои в работе отдельных запчастей.

Принимаемые меры отличаются. Здесь все зависит от сферы ответственности и компетенции кассира. Просто переподключить кабели зачастую он может самостоятельно. Все такие действия предусматриваются должностными инструкциями.

В зависимости от бренда

Эвотор

Этот производитель выпускает кассовые накопители, смарт-терминалы, торговые комплекты на базе планшетов с универсальными транспортными модулями и со сканерами для штрих-кодов.

Стоит разобраться, как пользоваться онлайн-кассой Эвотор после установки и регистрации оборудования. Сначала нужно запустить аппаратный комплекс, затем найти одноименную кнопку на корпусе и активировать ее. Дальнейший алгоритм такой:

  • Подключение к интернету через вай-фай или сим-карту. Слот для последней находится вверху терминала слева.
  • После установки нового ПО пропишите время, дату. Выберите «Далее».
  • Введите данные для постановки устройства на налоговый учет. Это сведения о налогоплательщике, регистрационный код инспектора. Укажите оператора фискальных данных – наименование, порт подключения, интернет-страницу.
  • Если все введено правильно, нажимайте «Зарегистрировать». Будет распечатан документ. Пропишите фискальный признак (код из 10 цифр), номер и время создания полученной бумаги в регистрационном отчете (личный кабинет).
  • Согласитесь с правилами использования, примите номер собственника, выберите магазин из списка.

Как пользоваться онлайн-кассой Эвотор 5 при проведении продажи:

  • Создание чека по товару. Это делается через ручной ввод, сканером или посредством выбора из списка.
  • Нажмите на название, если нужно указать другое количество. Активируйте «В чек».
  • Переместив строчку с покупаемым продуктом влево, выберите скидку. Укажите, на сколько снижается стоимость. Примените изменения.
  • Переходите «К оплате».

Затем выбирается, наличными или картой. При первом варианте вводится сумма, внесенная покупателем. Затем печатается документ и два чека, при втором способе.

Здесь можно смотреть, как пользоваться онлайн-кассой Эвотор:

 

Атол

Оборудование этого бренда подключается к ПК с ОС Windows. Для этого скачивается и устанавливается ДТО версии от 8.16, затем проводится подключение через USB-кабель. Запускается ПО «Драйвер ККМ», там нужно открыть раздел настройки свойств, выбрать устройство и порт, к которому оно подсоединено. После успешной проверки связи нужно указать информацию о кассире:

Соответствующий раздел выбирается в «Параметрах оборудования».Дважды кликните на свободную строку, чтобы внести или изменить Ф. И. О сотрудника.

Как пользоваться онлайн-кассой Атол для приема оплат:

  • Добавить позицию. Это делается через сканирование штрихкода либо вручную (ввод инвентарного номера товара на клавиатуре). При ручном вводе нужно воспользоваться Контур. Маркет для печати артикулов.
  • Нажать ввод, если не нужно менять стоимость. Цена редактируется через введение своими руками.
  • По умолчанию выставляется 1 позиция. Это можно изменить, нажав Х и указав нужное число.
  • Через F2 выбираются или редактируются параметры платежного документа. По умолчанию ставится полный расчет. Перемещение по списку товаров – стрелочками, удаление – стрелка назад.
  • После нажатия «ввод» аппарат перейдет к платежу. Сразу выставляется наличными, для изменения на карту нажмите F2. Потом вводится сумма.

Нажимайте «ввод», чтобы завершить.

Здесь – видео, как кассиру пользоваться онлайн-кассой Атол:

 

МТС

Непосредственно к торговле можно приступать сразу после активации. Для входа в систему введите логин и пароль от аппаратуры, выберите подразделение (если система включает несколько). Смена откроется автоматически. Оплата принимается наличными средствами, с банковской карты, через подарочный сертификат, бонусы.

Как пользоваться кассой МТС онлайн, чтобы провести платеж:

  • Создать чек. В поисковой строке указать название товара, штрихкод или локальный код. Доступен выбор позиции через панель избранной продукции, подключение сканера.
  • Затем появится окно со списком всего выбранного. Там можно добавить новые или удалить ненужные товары.
  • После формирования полного перечня нажмите «оплатить», выберите способ. После завершения транзакции система напомнит о выдаче чека.

 

Меркурий

При запуске модели этого производителя дата и время устанавливаются автоматически, потому необходимости настраивать их вручную нет. При первом запуске понадобится перепрограммирование. Для этого воспользуйтесь кнопкой «РЕ», пока не появится соответствующий режим.

Чтобы прописать текущее время, перезапустите ККТ. Сначала нажмите ИТ и Х, потом введите данные, выберите Итог. Дата устанавливается через ИТ, потом дважды пароль 22, «Итог». В таком режиме указывается заголовок фискального документа, прописывается информация о кассире.

Аппарат Меркурий 115Ф, например, готов к работе сразу после включения. На мониторе светится «ОП…». Если отчет по предыдущей смене не снят, будет отображаться «НСГ».  Когда поступает запрос на открытие смены, достаточно нажать клавишу под номером три.

Формирование фискальной документации проходит в режиме регистрации продаж через кнопку ИТ. Тогда экран показывает сумму 0,00. Чтобы пробить чек с одним названием, введите цену покупки. Если добавляется больше одной позиции, первая подтверждается клавишей ПИ, потом вписывается остальное. Для печати нажмите ИТ.

Посмотреть видеоинструкцию по работе с аппаратом Меркурий можно здесь.

 

Штрих-М (Элвес-МФ)

В магазинах этот производитель часто представлен аппаратом Элвес-МФ. Для открытия смены на нем после включения и появления сообщения Выбор нажимайте два раза 1, а потом ИТ. Если дисплей показывает 0.00, смена открылась, аппарат готов к применению.

Чтобы понять, как работает прибор, стоит разобраться в значении клавиш:

  • С – сбросить введенную информацию, АН – ввести или убрать номер покупателя;
  • ИТ – закрыть чек при наличном расчете, отправить данные ОФД, ВВ – закрытие после электронной оплаты (банковской картой);
  • ВЗ – возврат;
  • РЕ – аннуляция текущего платежного документа, переход к режиму выбора;
  • ПВ – регистрация кода продукта.

Чек по свободной стоимости пробивается посредством введения суммы, нажатием ВВ-ИТ. Товар из сохраненной базы вызывается через нажатие ПВ-Ит. При безналичном расчете после прописывания суммы продажи ВВ кликается дважды.

Инструкция, как пользоваться онлайн-кассой для чайников, с подробным описанием модели Элвес-МФ здесь.

 

Чего нужно избегать при работе с кассой

Обязательно проверяйте, были ли отправлены налоговой платежные отчеты. Это делается через личный кабинет на сайте ФНС или ОФД. Когда по каким-то причинам случился сбой и отправка не произошла, вы это увидите и сможете оперативно отреагировать. Все существующие ПО дают возможность переотправить чек.

Нельзя отказывать покупателю, когда он требует предоставить электронную копию платежной документации. Это важное требование законодательства, нарушение которого чревато наложением штрафа. При выявлении такого факта предприниматель заплатит 2 тыс. рублей, а юрлицо – 10 тысяч.

Нельзя оставлять кассу без присмотра, подпускать к ней посторонних лиц. Запрещено использовать оборудование для хранения личных средств.

Если нет времени на обучение сотрудников, поможет сервисный центр онлайн-касс Kassainfo. Квалифицированные специалисты расскажут и покажут, как пользоваться онлайн-кассой Сбербанка или другого бренда. Обучение кассиров предполагает практику на учебном аппарате. Всего за 1,5 часа сотрудник научится правильно выполнять все операции. Программа включает и изучение алгоритмов работы с базой товаров и услуг.

 
Оставить отзыв  ↓
 
Ещё никто не оставил отзывов.